Waarom kiezen voor virtual kantoren ?

  • Kantoorruimte 02 403 37 00
  • Virtueel Kantoor 02 403 38 00
  • Vergaderruimte 02 403 38 30
  • Buiten Belgïe +32 2 403 37 00

Bedrijfsnieuws

Lees de laatste nieuws en persberichten over Servcorp

Waarom kiezen voor virtual kantoren ?

June 2014 | Servcorp

In de ‘business center' industrie spelen virtuele kantoren een belangrijke rol. Wanneer we de laatste jaren opmerken dat het aantal start ups en freelancers stelselmatig toenemen, verhoogt het belang van virtuele kantoren nog meer.

Voor iedereen die zijn privé adres wil beschermen en professioneler wil overkomen naar klanten toe is dit de perfect oplossing. Ook de mogelijkheid om een secretaresse ter beschikking te hebben (zonder full time te moeten betalen) en een bedrijfsadres in een trendy handelswijk op je visitekaart te kunnen schrijven, geven vaak de doorslag om voor een virtueel kantoor te kiezen.

Bent u ooit al gevraagd om een virtueel kantoor te leiden? Of om een team virtueel te managen? Indien het antwoord ‘ja' is, raden wij u zeker aan om de onderstaande paragraven zeker door te nemen. Is uw antwoord ‘nee' twijfel dan niet om hetzelfde te doen. Ook al heeft u vandaag nog geen vragen hierover gehad, u mag er binnenkort zeker wel verwachten. Het kan nooit kwaad om mee te zijn met de nieuwste trends en wie weet haalt u zo binnenkort uw volgende of eerste virtuele office deal binnen.

Dagdagelijkse communicatie

Wanneer de mondelinge communicatie verdwijnt, moet je virtueel denken. Video calls zijn de beste virtuele communicatie die er bestaan. Er bestaan zowel betalende als gratis alternatieven zoals Skype, facetime en Google hangouts. De meeste smartphones kunnen tegenwoordig uitgerust worden met alle hiervoor genoemde software. Vervolgens is e-mail ook nog steeds een favoriet medium om te communiceren en informatie te verzenden. Vergeet niet dat ook instant messaging programma's bestaan voor snelle, vluchtige communicatie zoals Skype, Yahoo, imo of Google chat.

Telefoon conferenties

Een communicatiemiddel dat wekelijks in elke afstandswerker zijn agenda staat, is de telefoon conferenties. Met dank aan gesofisticeerde systemen zoals GoToMeeting, join.me en Uber Conference kunnen teamleden met gemak inbellen via een telefoonlijn of zelfs via een internetlijn deelnemen aan een online conversatie met meerdere personen. Bijkomende voordelen aan dit soort software zijn de mogelijkheid om bestanden te versturen en elkaars scherm te delen. Wanneer u bijvoorbeeld de maandelijkse sales cijfers wilt overlopen met elkaar kan het zeer handig zijn om via uw scherm de spreadsheets en streefcijfers visueel voor te kunnen stellen.

Team organisatie

E-mails versturen met instructies en bestanden in bijlage is niet altijd de beste manier om een team op afstand te leiden. In plaats daarvan, probeer eens een online management tool zoals Asana, Basecamp or teamwork.com. Via deze tool is het mogelijk om deadlines te zetten, taken toe te delen aan werknemers, opmerkingen te versturen en automatische herinneringen in te stellen. Het is een goede manier om projecten gestroomlijnd te krijgen en georganiseerd te werk te gaan.

 

Keep in touch

Behoud contact met uw werknemers. Doe regelmatig een check-up van de vooruitgang en ook om te voorkomen dat werknemers zich geïsoleerd beginnen te voelen. Hoe dan ook probeer hier niet in te overdrijven en vertrouw je team. Plan regelmatig een telefoon conferentie of video call en wees duidelijk met uw doelen en deadlines. Duidelijkheid is koning!

Bestanden delen

Het is niet altijd praktisch en kost-efficiënt om met je team samen te komen om documenten te delen of informatie te verdelen. Ook via e-mail is niet noodzakelijk de beste en veiligste oplossing om documenten te delen (ook de grootte van bestanden wordt vaak gelimiteerd door e-mail servers). Kies voor een veilig cloud systeem zoals Dropbox of Google drive. Deze systemen laten ook toe dat meerdere werknemers tegelijkertijd aan hetzelfde document werken. Bestanden kunnen op een veilige manier geconsulteerd worden op elk toestel met een internet connectie en browser.

Virtuele presentaties

Voor een remote team dat slechts sporadisch samenkomt is het heel belangrijk om via virtuele presentaties toch te laten zien met welk werk iedereen bezig is en welke progressie er gemaakt wordt.

 

Wanneer we over virtuele kantoren praten kan men bemerken dat er nog niet voldoende bewustzijn is over de mogelijkheden die deze kantoren bieden. Wanneer grote bedrijven zoals Yahoo, die oorspronkelijk tegen afstandswerken gekant waren, tegenwoordig toch hun visie hierover wijzigen en starten met virtuele kantoren hoeft dit geen verdere uitleg. Er is een ware opmars bezig van de virtuele kantoren markt. Met veel voorbeelden van bedrijven waar dit principe perfect werk en mooie resultaten behaald zoals Xerox, Hudl, Dell, GitHub en zelfs American Express hoeft u zelf niet langer te twijfelen.